Politique générale de confidentialité de l'Association des Guides et Scouts d’Europe

Edité le 29/04/2020

Version d’avril 2020 

Préambule

Cette politique de confidentialité (« Politique de Confidentialité ») a pour objectif d’informer les Adhérents, Bénévoles et Donateurs (tels que définis ci-dessous) de l’Association des Guides et Scouts d’Europe (« l’AGSE » ou « Nous ») sur les traitements des données à caractère personnels réalisés par l’AGSE dans le cadre de ses activités.

Cette Politique de Confidentialité est accessible sur le site internet de l’AGSE ou sur demande.

Elle pourra être modifiée à tout moment par l’AGSE pour tenir compte notamment de l’évolution des traitements des données mis en œuvre et/ou de la législation applicable. Vous êtes invités à la consulter régulièrement sur le site pour Vous assurer de connaitre la dernière version en vigueur. 

Le responsable de traitement et les personnes concernées par cette Politique de Confidentialité

L’AGSE, association de loi 1901, dont le siège est situé Le Relais de Poste, route de Montargis, 77570 Château-Landon, enregistrée à la sous-préfecture de Fontainebleau sous le n°W774000726, est responsable des traitements de données qu’elle réalise dans le cadre de ses activités fixées par ses statuts dans le cadre des lois et règlementations en vigueur.

Les personnes concernées par les traitements de données personnelles décrits dans la présente Politique de confidentialité sont :

  • Les Adhérents ;

  • Les Bénévoles ;

  • Les Donateurs.

Ensemble les « Membres » ou « Vous ». 

Définitions

« Adhérents » désigne les personnes ayant adhérées à l’AGSE et payant une cotisation annuelle à l’AGSE et ses représentants légaux s’agissant des adhérents mineurs.

« Bénévoles » désigne les personnes physiques encadrant les activités de l’AGSE sans être salariés, tels que les chefs, chefs/cheftaine de groupe, commissaires, commissaire de district ou de province, assistants ayant adhérées à l’AGSE.

« Donateurs » désigne les personnes physiques soutenant financièrement par des dons et tout autre moyen les activités de l’AGSE sans être nécessairement Adhérent ou Bénévole.

« Rasso » désigne l’association officielle loi de 1901 qui rassemble les anciens de l’AGSE dont l’AGSE est adhérente, enregistrée à la sous-préfecture de [●] sous le numéro [●].

« Carrick » désigne la société par actions simplifiée Carrick France immatriculée au RCS de Paris sous le numéro 389 863 853, dont le siège social est situé au 38-40 rue des Cordelières, 75013 Paris, détenue par l’AGSE, spécialisée dans la fabrication et la vente du matériel pour le scoutisme.

« Donnée à Caractère Personnel » ou « Données » désigne toute information susceptible d’identifier une personne directement, comme le nom et prénom ou indirectement comme une adresse IP, le numéro de sécurité sociale ou un matricule. 

« Traitement » de Données désigne toute opération effectuée ou envisagée par l’AGSE directement ou indirectement avec les Données, telles que la collecte, l'enregistrement, l'organisation, la conservation, la modification, la consultation, l'utilisation, la transmission, la diffusion ou toute autre forme de mise à disposition, le rapprochement ou l'interconnexion, la limitation, ou la destruction, etc.

Données collectées et traitées

L’AGSE collectent des Données directement et indirectement auprès des Membres. 

Les personnes fournissant des Données concernant les Adhérents mineurs déclarent et garantissent être les représentants légaux de ce mineur et en conséquence avoir toute autorité pour consentir au traitement des Données des Membres mineurs par l’AGSE. 

Certaines Données sont obtenues directement auprès des Membres et doivent être mises à jour par ces derniers. A ce titre, les Membres s’engagent à communiquer toute mise à jour desdites Données sans délai. 

Le tableau ci-dessous synthétise les Données traitées par l’AGSE pour les différentes finalités poursuivies :

 

Finalités et Sous-finalités

Données

Gestion Administrative des Membres et Adhérents  
  • Données d’identification du Membre (numéro d’identification, de carte scoute et ancien numéro le cas échéant)
  • Etat civil (titre, prénom, nom, sexe, date de naissance / décès
  • Adresse personnelle (adresse, code postal, ville, pays, numéros de téléphones responsables légaux, membre mineur, adresses email, fax
  • Vie professionnelle (situation et spécialité, coordonnées professionnelles (facultatif))
  • Situation familiale des Adhérents (rattachement familial)
  • Situation économique des Adhérents et des Bénévoles 
  • Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence des Adhérents et des Bénévoles
  • Données assurantielles des Adhérents et des Bénévoles
  • Gestion financière (montant cotisation, abonnement, choix du tarif, reversement en fin d’abonnement, date de réception, type de paiement, banque, RIB/IBAN, numéro de chèque, nom du tiré, montant total)
  • Vie associative (radiation, assemblées générales, interdiction bancaire, informations complémentaires)
  • Cursus AGSE (Unité, fonctions, radié, assemblée générales, informations complémentaires, vérifications)

Gestion des dons Permettre à l’AGSE de gérer les dons et le fichier des Donateurs

Organisation de campagnes de recueil de dons
  • Montant des dons et date
  • Données d’identification
  • Adresse personnelle

Gestion des formations Permettre aux Adhérents et  Bénévoles de l’AGSE d’être formés, notamment pour accéder à des fonctions d’encadrement

Permettre de suivre l’évolution dans le cursus
  • Données d’identification
  • Etat Civil
  • Adresse personnelle
  • Vie professionnelle
  • Coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence
  • Gestion financière
  • Cursus AGSE
  • Données formations (photo, situation familiale, année  d’entrée chez les scouts, année d’entrée à l’AGSE, date d’engagement RP, flots GA, nombre de routes d’été, année du dernier rassemblement de toussaint, autres camps écoles préparatoires fréquentés, autres unités fréquentées, autres nominations, brevets de secourismes, autres diplômes pertinents, BAFA, note de suivi, avis avant formation, avis/validation mestre de camp, validation de la formation)

Organisation des activités et des camps 

  • Information des Bénévoles sur les Adhérents participants à l’activité et/ou au camp
  • Information de l’encadrement des pathologies des Adhérents, notamment mineurs, et des Bénévoles nécessaires au bon déroulement de l’activité et nécessaires à la sauvegarde de ses intérêts vitaux le cas échéant.
  • Données d’identification du Membre
  • Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence des Adhérents et Bénévoles
  • Données assurantielles des Adhérents et des Bénévoles
  • Nature de la prestation (exemple pour les séjours : dates de début et de fin, lieu de séjour, nom de l’organisme d’accueil, coût du séjour, coût);
  • Numéro NIR de l’Adhérent et des Bénévoles, copie attestation de droits et copie attestation de mutuelle complémentaire des Bénévoles et des responsables légaux de l’Adhérent mineur
  • Renseignements médicaux (taille, poids, projet d’accueil individualisé, informations hygiéniques, vaccinations, allergies, historique médical et conduite à tenir) des Adhérents et des Bénévoles.

Annuaires / trombinoscope 

  • Tenue d’un annuaire des Membres et des participants aux camps et évènements AGSE
  • Transmission des coordonnées au Rasso.
  • Données d’identification du Membre, y compris photographie
  • Etat civil
  • Adresses personnelle et professionnelle
  • Cursus AGSE et activités suivies
  • Données formations, notamment les formations suivies

Alertes aux services sociaux et enquêtes pénales 

  • Transmettre aux services sociaux compétents une alerte en cas de détection de danger pour certains aspects de la vie des Adhérents mineur (santé ou développement physique, sécurité, moralité, éducation et développement intellectuel, développement affectif ou social)
  • Transmission aux forces de l’ordre et aux magistrats de Données des Membres en cas de plaintes pénales.
  • Données d’identification du Membre 
  • Situation familiale des Adhérents
  • Situation économique des Adhérents et Bénévoles
  • Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence des Adhérents et Bénévoles
  • Nature de la prestation 
  • Eléments justifiant l’alerte
 

Statistiques sur la fréquentation des camps [●] 
  • NA

Mesures d’audience et suivi performance du site internet
  • Adresse IP
  • Journaux de connexion
  • Mesure de l’audience
  • Suivi du parcours utilisateur sur le site du CSE
  • Rapports d’indisponibilité

 

Les différentes bases légales des traitements

Les traitements liés à la gestion administrative et l’organisation des activités de l’AGSE sont fondés sur les mesures précontractuelles et le contrat d’adhésion à l’AGSE.  

Certains cas de conservation des données des Membres sont fondés sur l’intérêt légitime de l’AGSE, notamment pour les cas de demandes des institutions judiciaires dans le cadre d’enquêtes pénales. 

Les traitements liés aux alertes et aux Données liées aux fiches sanitaires sont fondées sur les obligations légales s’appliquant à l’AGSE et dans certains cas sur la sauvegarde des intérêts vitaux des Membres.

Les traitements qui n’entreraient pas dans les catégories ci-dessus, notamment l’utilisation des images des Membres, les formations ou les transferts à Carrick et au Rasso, sont fondés sur le consentement des Membres. 

Durée de conservation

De manière générale, les Données ne sont pas conservées par l’AGSE au-delà d’une période glissante de 3 ans.

Pour certains traitements, l’AGSE est tenue de conserver les Données pour une durée plus longue qui peut varier selon les traitements dans les conditions exposées dans le tableau ci-dessus.

Données

Durée
  • Identification du Membre;
  • Situation familiale des Adhérents
  • Situation économique des Adhérents et des Bénévoles 
  • Coordonnées des personnes à prévenir en cas d'urgence des Adhérents et des Bénévoles
  • Données assurantielles de l’Adhérent et du Bénévole
  • Nature de la prestation
  • Informations relatives aux camps et aux Bénévoles.
  • Jusqu’à la fin de l’adhésion à l’AGSE avec une période glissante de 3 ans à compter du dernier contact. 
  • 30 ans après la majorité de l’Adhérent mineur pour les enquêtes pénales et uniquement le nom, la date des camps et les personnes présentes en archive intermédiaire.

  • Mesure d’audience et suivi de performance du site internet de l’AGSE
  • Mesure de l’audience et suivi du parcours utilisateur sur le site de l’AGSE – 13 mois
  • Adresse IP et jours de connexion – 12 mois glissants
  • Rapports d’indisponibilité - [●] mois.

 

Les personnes ayant accès aux Données 

Les Données collectées sont accessibles au sein de l’AGSE par les services compétents à la gestion des différents traitements concernés. 

L’accès aux Données est strictement réservé aux personnes qui ont besoin d’y avoir accès dans le cadre de leur mission au sein de l’AGSE, ainsi à titre d’exemple, la fiche sanitaire n’est accessible qu’au Bénévole en charge de l’activité pour laquelle la fiche est communiquée et, le cas échéant, au personnel médical compétent. 

Les destinataires et les transferts de ces Données 

Dans le cadre de ses activités, l’AGSE a recours aux services de sous-traitants ou prestataires (ex : les organismes d’accueil ou de voyage des Adhérents et Bénévoles, ceux en charge du système d’information tels des fournisseurs de services informatiques (ex : le prestataire d’hébergement), de solutions en mode SaaS qui ont besoin d’avoir accès à des Données pour exécuter la mission qui leur a été confiée par l’AGSE. 

Par ailleurs, vos coordonnées sous réserve de votre accord, sont transmises par l’AGSE à Carrick et au Rasso. A cette fin un accord de partage de données a été conclu avec ces structures.

En outre, l’AGSE peut également être amené à communiquer les Données à des tiers dans certains cas particuliers :

  • Si la loi autorise ce transfert par l’AGSE ou si la loi oblige l’AGSE à divulguer ou donner accès aux Données pour s’y conformer ou à une décision de justice, ou pour faire respecter ou appliquer le contrat d’adhésion à l’AGSE ou toutes autres circonstances que acceptées, ou pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité de l’AGSE ou de ses Membres. Ainsi l’AGSE peut être tenue de communiquer des informations à des administrations, notamment à la protection de l’enfance, son expert-comptable et/ou commissaire aux comptes le cas échéant ;
  • Si dans le cas des activités de l’AGSE d’autres institutions devaient avoir accès aux Données, les destinataires externes des données sont strictement identifiés en fonction de leur rôle dans la programmation, la mise en place et le suivi des activités confiées à ces institutions.

En tout état de cause, l’AGSE ne vend pas les Données à des tiers. 

 

Les actions réalisées sur les Données 

Les actions suivantes sont réalisées sur les Données : 

  • Collecte et enregistrement des Données ;
  • Organisation ou structuration des Donnée ;
  • Hébergement ou conservation des Données via des logiciels tiers ; 
  • Consultation des données ;
  • Tri (via une solution éditée par un tiers) ;
  • Archivage en interne ;
  • Communication des Données par transmission, diffusion or toute autre forme de mise à disposition aux services concernés ;
  • Effacement ou destruction des Données.

La localisation des Données et les mesures de sécurité en place 

L’ensemble des Données est hébergé sur des serveurs situé(s) au sein de l’Union Européenne sur le territoire d’un Etat Membre. 

L’AGSE prend toutes les précautions utiles pour garantir la confidentialité et la sécurité des Données et en empêcher l’altération, la corruption ou l’accès par des personnes non autorisées. Une politique de sécurité du système d’information a été mise en place. A titre, d’exemple, les accès à vos Données sont limités et restreints aux seules personnes/services qui ont besoin d’y accéder. Les accès aux Données nécessitent l’utilisation d’un identifiant et mot de passe et les Bénévoles se sont engagés à respecter des règles pour utiliser les Données auxquelles ils ont accès.

Néanmoins, la transmission de Données par le biais d’internet n’est pas sans risque, par conséquent l’AGSE ne garantit pas la sécurité des Données transmises par internet dès lors que l’AGSE aura respecté ses engagements en termes de sécurité. 

Concernant les données conservées pour les enquêtes pénales, l’AGSE conserve les Données en archives intermédiaires. L’accès à ces Données est restreint au seul le président de l’AGSE sur commission rogatoire ou demande écrite du Procureur de la République.

Exercice des droits

Dans le cadre du traitement de Données réalisé par l’AGSE, les Membres ont le droit :

  • D’obtenir l’accès aux Données traitées le concernant.
  • D’obtenir la rectification des Données. 
  • D’obtenir l’effacement des Données lorsqu’elles, (i) ne sont plus nécessaires aux finalités pour lesquelles elles ont été collectées, (ii) sont basées exclusivement sur le consentement, (iii) font l’objet d’une demande d’opposition.
  • D’obtenir la limitation du traitement, temporairement, lorsque l’exactitude des données est contestée, lorsque le Membre s’est opposé au traitement, lorsque les Données ne sont plus nécessaires à l’AGSE mais sont encore nécessaires à la constatation, l’exercice ou la défense de droits en justice. 
  • S’opposer aux traitements de ses Données pour des raisons tenant à sa situation particulière.
  • Retirer son consentement à tout moment s’agissant de traitements fondés sur le consentement.
  • D’obtenir la portabilité de ses Données lorsque le traitement est fondé sur son consentement et que le traitement est effectué à l’aide de procédés automatisés.
  • De fournir des directives sur le sort de ses Données post-mortem.

Pour l’exercice de ses droits les Membres ou leurs ayants droit doivent contacter l’AGSE à l’adresse [●]. La copie de votre pièce d’identité pour vous être demandée afin de vérifier votre identité. 

Si vous estimez, après Nous avoir contactés, que Vos droits « Informatique et Libertés » ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL. 

Politique de Cookies 

L’AGSE utilise plusieurs types de cookie sur son site (le « Site ») pour rendre possible et faciliter la navigation par les utilisateurs (« Vous »).

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Une liste de logiciels (non exhaustive) est également proposée sur le site internet de la CNIL. 

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